Bagian-Bagian Lampiran Dan Memorandum Dalam Surat Bahasa Inggris

A. Additional Information (Enclosure, Carbon copy, Postscript, etc.) Informasi suplemen dicantumkan dikala seorang koresponden ingin menunjukkan, memdiberitahukan bahwa surat yang ia kirim disertai dengan beberapa lampiran (enclosure) atau tembusan (carbon copies). Informasi suplemen tersebut dapat juga berupa Postscript.

Enclosure (Larnpiran) Pernyataan adanya lampiran ditulis jikalau surat disertai oleh lampiran-lampiran menyerupai makalah, sampel untuk eksperimen, brosur, atau dalam dunia bisnis mungkin berupa surat tagihan, daftar harga, dll.
 

Bentuk penulisannya dapat lengkap "Enclosure:" atau jikalau ingin disingkat dapat ditulis "ENC", Enc", atau "enc", dan dimenambahkan karakter "s" jikalau ada lebih dari satu lampiran. misal penulisan:
Encs:
 

1. Three asli manuscripts
2. Two SEM photomicrographs for Figure 3
 

Hal yang perlu diperhatikan di sini ialah jumlah lampiran yang tertulis dalam daftar harus sama dengan yang disertakan dalam surat.
 

B. Carbon Copies (Tembusan)Ketika diambil kopi-kopi karbon sebagai tembusan dengan maksud mengirimkannya ke pihak-pihak yag berkepentingan, maka biasanya pada bab bawah surat ditulis daftar sirkulasi. Pernyataan ini biasanya dituliskan "copies to:", "CC:", "c.c.", atau "cc:" yang ditaruh dua spasi di bawah lampiran. CC ialah kependekan dari carbon copy. misal:
✓CC. Dr. Anwar Moe'in, Director of the Scientific Language Centre 

C. Postscript Postscript atau biasa disingkat PS ditulis di bab selesai surat dan digunakan untuk memberikan hal-hal yang sifatnya sederhana dan biasanya tidak berafiliasi pribadi dangan isi pokok surat. misal penulisan post-script:
✓ P.S. Good luck! We hope you can pass in entrance examination of The Tokyo -University.
✓ PS We just heard that Dr. Sadili is arriying lwre tomorrow.

D. Format Surat Ada tiga jenis kom.unikasi tertulis yang biasa kita kenal, yakni: catatan (note), methorandum, dan surat. Catatan dan memorandum intinya sama, tetapi ca.tatan lebih sering digunakan dikala kita mengirimkan pesan-pesan pendek ke kolega atau orang-orang yang kita kenal.

Memorandum sedikit lebih formal daripada catatan dan biasanya digunakan untuk korespondensi dalam satu lernbaga atau universitas. Sedangkan surat ialah jenis korespondensi yang paling formal di antara ketiganya. Sebelum menyirtggung terkena format surat, ada baiknya untuk mengetengahkan format dari mernorandum. Memorandum dapat ditulis dengan menggunakan format diberikut:

Sebagai aturan, memorandum spesialuntuk meliputi satu topik dan ini tercermin dalam deskripsi yang ditulis pada bab SUBJECT. (Pada beberapa memorandum, SUBJECT diganti dengan ungkapan RE yang lebih singkat.) Format memo sangat bervariasi berdasarkan pembuatnya/organisasinya.

Judul memorandum dapat ditulis MEMORANDUM, MEMO, INTEROFFICE CORRESPONDENCE, dan beberapa sinonium lainnya. Posisi TO dan FROM dapat dipertukarkan. Sedangkan DATE dapat ditulis di sebelah atas MEMO atau ditaruh di bawah SUBJECT.
 

Pada mulanya, memo dibedakan dengan surat bisnis terutama alasannya ialah memo spesialuntuk digunakan di dalam suatu organisasi atau tubuh atau perusahaan, sedangkan surat bisnis digunakan untuk korespondensi antarorganisasi. Akan tetapi perbedaan tersebut kini tidak sedemikian jelas.

Fungsi surat kadang kala diambil alih oleh memo, sebaliknya untuk urusan-urusan intern/dalam satu organisasi tidak jarang digunakan surat. misal pada kasus pengunduran diri seorang karyawan, biasanya banyak yang menggunakan surat.

Mana yang lebih cocok dipakai, sepenuhnya tergantung evaluasi yang bersangkutan. Akan tetapi sebaiknya kita untuk situasi-situasi diberikut, menggunakan memo:

• Menyampaikan informasi penting kepada seluruh anggota organisasi. Misalnya wacana kehadiran tamu penting atau hadirnya peralatan baru.
• Menyampaikan kebijakan-kebijakan gres organisasi.
• Menyampaikan perkembangan situasi dan acara vital. Misalnya rusaknya satu peralatan yang mengganggu kegiatan secara keseluruhan.
• Menyampaikan wangsit yang ingin Anda .akui sebagai wangsit asli Anda sendiri. Hal ini untuk menghindari kemungkinan diakui orang lain jikalau spesialuntuk disampaikan secara lisan.
• Mengeluarkan arahan penting yang harus diikuti. Misalnya membeli barang, meminjam mobil, dll. 

Berikutnya ialah satu pola memorandum yang ditulis dengan baik

Format surat sudah berubah dari waktu ke waktu. Sebelum tahun 1970an barangkali Anda spesialuntuk menjumpai bentuk yang kini disebut modified semiblock. Akan tetapi perkembangan dan kemajuan terutama di bidang jasa, bisnis, dan perdagangan sudah menghasilkan perubahan atau penyederhanaan format surat. Sekarang banyak sekali format surat sudah umum digunakan, beberapa di antaranya cukup sederhana tapi sebagian lagi mempersembahkan cara pengetikan yang lebih rumit. Format surat yang kini secara garis besar dapat dibagi menjadi: 

1. Block Format (Bentuk Lurus)
2. Modified Block Format (Bentuk Lurus Termodi-fikasi)
3. Modified Semiblock Format (Bentuk Setengah Lurus Termodifikasi)
4. Simplified Format (Bentuk yang Disederhanakan)
5. Hanging Indented Format (Bentuk Alinea Menggantung)

Sumber Pustaka: Kesaint Blanc-Anggota IKAPI

Bagikan Artikel ini