Tugas Fungsi Jabatan Administrasi Perusahaan

Finance management is sometimes combined with accounting management. There, the head of finance management is called accounting and finance manager, but in some cases both are separated. This depends on the policy of each company.

If we refer to the main duties of a finance manager, that is to find financial resources for the company, think about the use of funds and their control, then accounting is a system of controlling the use of financial resources. Therefore, it is still appropriate if the two are combined.

Manajemen keuangan ada kalanya digabung dengan akuntansinya. Makara pimpinan manajemen tersebut disebut manajer akuntansi dan keuangan dan ada pula yang keduanya dipisah. Hal ini tergantung kebijakan masing-masing perusahaan.

Kalau kita mengacu pada kiprah utama seorang manajer keuangan yakni mencari sumber dana bagi perusahaan, memikirkan penerapan dana serta pengawasannya, maka akuntansi ialah salah satu sistem dalam rangka mengawasi penerapan keuangan. Makara masih dalam taraf masuk akal jika keduanya digabung.

A. Personnel Management - Manajemen Personalia

Personnel management which is often called human resource management (HRM) and human resource development (HRD) is an activity which is related to the management of labour as a production input. How the employees can work maximally so that the company can run well is the main responsibility of the personnel manajer and his/her staff members.

Manajemen personalia yang juga disebut manajemen sumber daya insan (MSDM) dan Human Resource Development (HRD) ialah acara yang berkaitan dengan pengaturan input produksi berupa tenaga kerja. Bagaimana tenaga kerja sanggup bekerja dengan terbaik sehingga acara perusahaan berjalan lancar ialah kiprah utama dari seorang manajer personalia dan jajaran stafnya.

In addition to ensuring that the employees work optimally, the duties of the personnel department also include increasing the employes role and giving feedback to make them feel that they are benefited and given proper attention by the company.

Tugas bab personalia selain mengurusi supaya karyawan bekerja secara optimal juga meningkatkan peranan mereka serta mempersembahkan umpan balik supaya karyawan merasa mendapatkan manfaat dan diperhatikan oleh perusahaan.

B. Recruitment - Penerimaan Karyawan

In recruitment, the personnil department will analyze which sections need more employees and what skills and expertise are required to fill the positions. After that, the personnel department needs to create a standard which will be used as a reference to prepare the tool and process of recruitment.

When the people needed to ,fill the positions have been recruited, it is necessary to see whether the new employees still need pelatihan or not. If they do, what pelatihan mechanism is to be implemented, for example by means of apprenticership or special pelatihan for a certain period. All these are the duties of the personnel manager in recruiting new employees.

Dalam hal penerimaan karyawan, bab personalia akan menganalisis bab mana yang masih membutuhkan karyawan, siapa dan orang yang berkemampuan apa yang sanggup mengisi posisi-posisi tersebut. Sesudah itu, bab personalia perlu membuat standar yang menjadi contoh dalam membuat alat dan proses seleksi calon karyawan.

Sesudah diperoleh orang yang menempati posisi tersebut dari hasil seleksi, .kemudian dilihat apakah calon karyawan tersebut memerlukan petes dan pembekalan lampau atau tidak. Sekiranya mernerlukan, bagaimana mekanismenya, apakah dengan cara menyerupai magang atau petes khusus selama jangka waktu tertentu. Semuanya menjadi kiprah manajer personalia dalam melaksanakan penerimaan karyawan.

C. Actuating through Motivation and Performance Appraisal - Penggerakan melalui Pemdiberian Motivasi dan Penilaian Kinerja

To actuate the employees, a personnel manager needs to understand their character and find out what motive can increase the working spirit and performance of the employees. Salary and incentive are closely related to employees' pecformance. Therefore, during the selection, especially during the interview, it is advisable to discuss this point and make an agreement to prevent disappointment on the employees and the company. 

The appraisal of employees includes discipline in using the work hours, quality and quantity of output, and employees role and attitude to their superiors, fellow workers and subordinates. The aspects and components of appraisal should be informed to the employees so that when discrepancies arise and actions are taken, the employees willingly accept them and voluntarily improve themselves.

Untuk menggerakkan para karyawan, seorang manajer personalia perlu mengetahui huruf dan motif yang bisa meningkatkan semangat dan kinerja para karyawan. Pemdiberian penghasilan atau insentif bersahabat kaitannya dengan kinerja karyawan.

melaluiataubersamaini demikian ketika seleksi, khususnya dikala wawancara, hal ini lebih baik dibahas dan dibentuk janji yang nantinya tidak menyebabkan ketidakpuasan, baik pihak karyawan maupun perusahaan.

Penilaian yang dilakukan terhadap karyawan mencakup kedisiplinan dalam memakai jam kerja, evaluasi kualitas dan kuantitas pekerjaan, serta penilai perilaku dan kiprah karyawan terhadap atasan, sesama karyawan setingkat, dan bawahannya.

Aspek dan komponen yang menjadi dasar evaluasi lebih baik diketahui oleh karyawan supaya ketika ada ketidaksesuaian dan dilakukan pengambilan tindakan, karyawan sanggup mendapatkan dan dengan kesadaran tinggi memperbaikinya.

1. Feedback / Umpan Balik

The employees' performance has been evaluated, it is necessary to give them feedback for their work and achievements. Feedback is differentiated into two, namely feedback for a good achievement (reward) and feedback for a bad achievement (punishment).

Sesudah diadakan evaluasi terhadap kinerja karyawan, perlu juga adanya satu tindakan umpan balik atau balas jasa atas kualitas pekerjaan dan prestasi. Pemdiberianfeed back ini dibedakan atas dua macam yaitu feedback alasannya ialah peningkatan prestasi (reward) dan feedback alasannya ialah penurunan prestasi (punishment).

A promotion, pay rise, compliment, gift, honour, giving facilities such as a company car, company house, and so on as well as giving a chance for self development or further studies or a scholarship are examples of feedback for a good achievement.

Promosi dan kenaikan jabatan peningkatan penghasilan, pemdiberian pujian, pemdiberian hadiah dan penghargaan, pemdiberian akomodasi menyerupai kendaraan dinas, rumah dinas, dan lain sebagainya serta peluang untuk berbagi dan meningkatkan kualitas karyawan menyerupai pemdiberian peluang berguru maupun pemdiberian beasiswa untuk melanjutkan studi ialah contoh-contoh feedback alasannya ialah peningkatan prestasi. 

2. Feedback for bad achievement - Umpan balik yang dikarenakan adanya penurunan prestasi  

This feedback may be a mutation which may be a transfer to a lower position, a demotion, or a transfer to another area or anotker branch with the same position. Besides, there may be other actions, such as a direct reprimand.

This reprimand should not embarass an employee in public but it should give a positive effect or a shock therapy which will prevent the employee from making the same mistake and encourage him/her to restore his/her performance. A salary deduction or salary decrease may also be given, even a decrease of responsibility.

Sometimes, an employee may improve his/her performance when he/she is given more responsibilities, but the opposite may also happen. Such a phenomenon is also the responsibility of the personnel department.

Umpan balik ini antara lain berupa mutasi, bisa berupa pemindahan ke jabatan yang lebih rendah, penurunan pangkat, ataupun pemindahan ke tempat lain atau kantor cabang lain dengan jabatan yang sama. Selain itu masih ada lagi tindakan-tindakan menyerupai peneguran langsting.

Teguran ini hendaknya tidak bersifat untuk mempermalukan karyawan namun sanggup mempersembahkan suatu efek kasatmata atau shock therapy sehingga tidak akan mengulangi dan karyawan tersebut meningkatkan kembali kinerjanya.

Penurunan dan pemotongan penghasilan juga sanggup dilakukan atau bisa juga dengan pengurangan tanggung tanggapan yang didiberikan. Seseorang terkadang meningkat kinerjanya jika didiberi tanggung tanggapan lebih banyak, tetapi ada pula yang sebaliknya. Hal ini menjadi kiprah juga dari bab manajemen personalia.  

3. Administration Management - Manajemen Administrasi

Administration management means the management of documents and files or records which are useful and valuable to the company, or it is documentation and recording. The activities of different managements need recording. This recording is the scope of work of administration management, for example records of employees' discipline and performance in the personnel clepartment, records of company assets and equipment in the fint ance department, and so on.

Manajemen manajemen ialah pengelolaan wacana dokumen dan catatan yang bermanfaa dan bernilai bagi perusahaan atau sanggup disebut sebagai bab dokumentasi dan pencatatan. Kegiatan di aneka macam bidang manajemen itu memerlukan pencatatan. Pencatatan inilah yang menjadi lingkup kerja inanajemen administrasi, menyerupai catatan kedisiplinan dan kinerja karyawan di bab personalia, di bab keuangan catatan kekayaan dan peralatan yang dimiliki perusahaan, dan lain sebagainya.

The administration management must be able to provide useful information for the company.

Bagian manajemen manajemen harus bisa menyediakan isu yang bermanfaa bagi perusahaan.

Sumber Pustaka: CV. Yrama Widya

Bagikan Artikel ini