Sifat Dan Gaya Penulisan Surat Yang Baik

Penulisan surat yang baik membutuhkan persiapan dan perencanaan. Mengapa dan untuk siapa surat ditulis, tiruananya sudah harus dipahami. Apa saja kosa kata yang paling simpel dimengerti oleh pembaca? Surat bertendensi bisnis harus dipersiapkan dengan hati-hati.

Surat harus ditulis dengan terang dan tepat. Kegagalan dalam mempersiapkannya spesialuntuk akan menjadikan kesalahpahaman dan kekacauan, yang berakibat merugikan tiruana pihak. Empat hal yang harus dipertimbangkan ketika menulis surat bisnis termasuk surat-surat saintifik ialah pokok asalah, akseptor surat, tujuan, dan gaya penulisan. 

Penulisan surat bisnis biasanya berkisar pada satu pokok duduk masalah saja. Pokok duduk masalah ini biasanya sangat spesifik. Namun, semakin spesifik pokok masalahnya maka kita akan lebih simpel dalam menuliskannya. Tidak tergantung pada situasi yang dihadapi, surat yang kita tulis memang sebaiknya spesialuntuk mencakup beberapa aspek satu atau dua pokok duduk masalah saja. Ketika kita ingin memberikan lebih dari dua pokok duduk masalah maka sebaiknya kita menuliskannya dalam surat tersendiri. 

Untuk siapa kita menulis surat juga harus jelas. melaluiataubersamaini pastinya si akseptor surat maka kita akan dapat mengatur/ mengontrol penerapan kata-kata dan gaya bahasa.  Tujuan mengirim surat pun harus jelas. Apa alasan menulis surat, apakah surat ditulis untuk mempersembahkan informasi, meminta informasi, mengucapkan selamat kepada kolega atau melamar pekerjaan. Tergantung pada tujuan tersebut, maka isi surat pun harus mencerminkan tujuan kita menulis surat. 

Jika "pokok masalah" menyatakan "apa" yang kita tulis, "penerima surat" memberikan kepada "siapa" kita menulis, dan "tujuan" memberikan "mengapa" kita menulis, maka "gaya penulisan surat" mengartikan "bagaimana" sebaiknya kita menulis surat. 

Gaya penulisan surat dalam surat bisnis ketika ini tidak lagi bersifat "kebisnisan" yang memakai bahasa serba formal dan kaku. Hal ibarat ini tidak lagi berlaku. Dalam periode yang serba canggih dan kehidupan masyarakat yang impersonal maka komunikasi yang lebih menarikdanunik (personable) diharapkan untuk mengefektifkan komunikasi itu sendiri. Surat yang baik yang berlaku untuk masyarakat bisnis ketika ini ialah surat-surat yang pendek, jelas, dan personal. 

Berikut diuraikan terkena sifat-sifat dari gaya penulisan surat yang baik. 

1. Bersifat percakapan

Artinya dalam menulis kita harus mengarnbil perilaku ibarat ketika kita berbicara. Hilangkan pemakaian frase yang muluk-muluk dan kaku. Anda tentu tidak perlu mengganti although dengan in spite of tlie fact that atau decide dengan arrive at decision, yang terang sangat. bertele-tele. 

2. Jelas
Tujuannya semoga pembaca memahami dengan akurat tiruana yang Anda sampaikan. Tentu saja Anda harus mempertimbangkan si akseptor surat anda, alasannya ialah bagaimanapun bahasa surat harus diubahsuaikan dengan tingkat pengetahuan dan intelek-tualitas si akseptor surat.

Jargon-jargon tentu saja harus Anda hindari alasannya ialah dapat membingungkan si akseptor surat. Jargon ialah kosa kata khusus yang dipergunakan dalam bidang kehidupan lingkungan tertentu. Pengorganisasian surat harus dibentuk sedemikian rupa sehingga setiap paragraf berafiliasi dengan spesialuntuk satu wangsit utama. Demikian pula urutan dan pertalian antar paragraf harus logis. 

3. Ringkas
Artinya Anda harus menghilangkan kata-kata yang tidak perlu. Semakin panjang surat Anda akan semakin tidak efektif. Lebih baik Anda menulis surat yang pendek dan ringkas disertai lampiran sebagai rangkuman dari bahan pokok yang ingin disampikan, alih-alih seluruh bahan Anda jabarkan dalam satu surat yang panjang dan detail, yang spesialuntuk. akan menyulitkan pembaca. Surat-surat yang pendek lebih simpel dibaca dan diingat, tidak ibarat surat-surat yang panjang yang akibatnya spesialuntuk akan masuk ke dalarn kotak-kotak arsip. 

4. Lengkap
Artinya mengandung tiruana warta yang ingin Anda sampaikan. Jelas bahwa detail-detail yang tidak relevan dengan misi surat harus dihilangkanmeskipun menarikdanunik. Penggambaran harus lengkap sehingga memperjelas makna kalimat. Pembaca akan membaca apa yang Anda tulis bukan yang ada dalam kepala anda. 

5. Spesifik
Dalam dunia sains hal ini sangat penting. Istilah-istilah teknis mesti spesifik. Nama, jumlah, dan banyak sekali ukuran lain harus disebutkan sehingga terang dan nyata. 

6. Konstruktif
Kata dan frasa yang Anda gunakan harus membangun nada positif sehingga meninggalkan kesan baik kepada pembaca. Kata-kata ibarat "gagal", "salah", "mengabaikan" ialah kata-kata yang akan menjauhkan pembaca dari pengirim surat. 

7. Benar
Kesalahan-kesalahan ejaan, tata bahasa dan tipo-grafis harus dihindari alasannya ialah akan meninggalkan kesan kurang baik. Tentu Anda tidak ingin menjadikan kesan teledor, tidak tahu ejaan, dan tidak mengerti tata bahasa alasannya ialah kesalahan-kesalahan tersebut, sementara isi surat Anda sangat penting bagi itu dan si pembaca surat itu sendiri.

Sumber Pustaka: Kesaint Blanc-Anggota IKAPI

Bagikan Artikel ini