Langkah-Langkah Dalam Menyelenggarakan Konferensi

Berpartisipasi dalam suatu simposium baik untuk tingkat lokal (nasional) maupun untuk tingkat internasional ialah kebutuhan mutlak seorang ilmuwan. Bahkan untuk beberapa kalangan ilmuwan yang fokus, demikian juga setiap perusahaan/institusi penelitian yang berusaha menangani divisi litbangnya dengan sungguh-sungguh, secara teratur menjadwalkan diri untuk menghadiri konferensi-konferensi besar dengan tingkat kepentingan yang bervariasi.

Berkenaan dengan penyelenggaraan suatu konferensi, mungkin Anda diminta menjadi moderatir, peserta, atau menjadi editor untuk prosiding konferensi tersebut, tiruananya membutuhkan korespondensi yang tidak sedikit. Pada ketika itulah selain memikirkanimempersiapkan bahan yang dipresentasikan, Anda pun harus menangani tiket pesawat, pemesanan daerah menginap, usul visa, dll.

Mungkin juga sehabis mengikuti konferensi tersebut Anda ingin mengunjungi/bekerja di suatu laboratorium/institut sebagai peneliti tamu (visiting researcher) dan banyak kasus lain yang tiruananya membutuhkan korespondensi yang cermat.

Menyelenggarakan konferensi sangat membutuhkan penanganan yang khusus. Langkah pertama Anda harus bisa menguraikan kegiatan tersebut; wacana tujuannya, tahap-tahap yang diharapkan untuk mencapai tujuan tersebut, orang-orang yang akan dijadikan sebagai panitia, dsb.

Sesudah seluruh acara yang dipertimbangkan dan dirancang dibagi menjadi beberapa kelompok, maka harus dilakukan penugasan spesifik kepada anggota panitia, contohnya potongan penulisan/pengiriman undangan sekaligus penanganan terhadap surat-surat akibat diserahkan kepada jurutulis atau sekretaris, lalu potongan penyewaan instalasi dan perawatan alat-alat menolong visual (head projector, slide projector, white boad, d11.), begitu juga dengan peralatan listrik dan elektro harus diserahkan ke teknisi, penyelenggaraan bangket, penyiapan daerah penginapan untuk anggota panitia dari luar kota atau luar negeri maupun undangan khusus, dan banyak lagi kiprah lainnya, tiruananya harus diserahkan ke anggota panitia secara spesifik. 

Tentu saja langkah-langkah detail yang mesti dilakukan sehubungan dengan penyelenggaraan suatu konferensi sangat tergantung pada panitia penyelenggara. Akan tetapi hal-hal yang umumnya mesti dikerjakan, bila Anda menyelenggarakan konferensi, bisa digambarkan sebagai diberikut: 

1. Mempersiapkan detail acara dengan tiruana orga-nisator konferensi untuk menjamin tercapainya tujuan pengorganisasian. sk, 

2. Menghubungi pembicara-pembicara tamu, orang-orang kunci (key persons) dalam bidang yang menjadi tema konferensi, pejabat penting pemerintah, dan sekaligus meminta jaminan mereka untuk bersedia hadir pada konferensi. 

Mengatur daerah berlangsungnya konferensi, perincian akomodasi, dan menanhadirani banyak sekali kontrak penyewaan, menyerupai daerah penyelenggaraan konferensi, hotel, dsb. Anda niscaya memerlukan ruang pertemuan/ konferensi, ruang panitia, daerah parkir, pengawasan keamanan, dll. Kesiapan fasilitas ini perlu diperiksa untuk menjamin terlaksananya konferensi dengan sukses. 

4. Satu hal penting yang perlu dipikirkan ialah biaya konferensi. Jika Anda/institusi penyelenggara kon-ferensi menghadapi kesusahan biaya, maka Anda perlu menghubungi beberapa badan/departemen pemerintah

yang memiliki kaitan pribadi dengan tema konferensi, Anda juga bisa menghubungi perusahaan-perusahaan khususnya yang berkecimpung dalam bidang yang sejalan dengan tema konferensi untuk meminta menolongan dana bagi penyelenggaran konferensi tersebut.

Khusus untuk perusahaan ini, mereka pun bergotong-royong bisa mengambil laba dari penyelenggaran konferensi, contohnya sebab nama/iklan perusahaan bisa disisipkan dalam buku kumpulan aneh konferensi atau banyak sekali bentuk iklan atau promosi lain sesuai yang disahkan. 

5. Menyampaikan rencana konferensi ke khalayak umum. Selain harus membuat brosur atau leaflet wacana penyelenggaraan konferensi (yang harus meliputi beberapa aspek jadwal, tempat, tema, dsb.), Anda pun perlu mengumumkannya lewat banyak sekali majalah ilmiah atau bahkan di surat kabar harian.

6. Menyiapkan undangan, catatan-catatan acara di mana tanggal, tempat, waktu harus diperiksa dengan baik. 

7. Pada beberapa konferensi yang sungguh-sungguh dipersiapkan, seringkali panitia menyediakan satu map meliputi bahan konferensi, buku catatan, alat tulis, dll untuk dibagikan kepada tiruana peserta. Jika mungkin map ini pun mesti Anda persiapkan. 

Pada potongan ini akan penulis sajikan contoh-contoh surat yang berkenaan dengan penyelenggaraan suatu konferensi yang berskala internasional.

Sumber Pustaka: Kesaint Blanc-Anggota IKAPI

Bagikan Artikel ini